කාලය, ශ්‍රමය හා මුදල් වැයකරමින් යම් කාර්යයක් ඉටුකරගැනීම සඳහා රාජ්‍ය ආයතනවලට මහජනතාව නිරන්තරයෙන් පැමිණීමට වඩා ඔවුන් ඉදිරිපත් කරන ලිපි සහ දුරකථන ඇමතුම්වලට කඩිනම් ප්‍රතිචාර දක්වමින් අදාළ කාර්යයන් ඉටුකරදීමේ ක්‍රියාවලිය විධිමත් කිරීම මෙහි අරමුණයි.
ඒ අනුව, රාජ්‍ය ආයතනවෙත යොමුකරන ලිපි, විද්‍යුත් ලිපි සහ දුරකථන ඇමතුම් සඳහා පිළිතුරු ලබාදීමේදී විධි විධාන ඇතුලත් කරමින් ජනාධිපති ලේකම්ගේ උපදෙස් පරිදි රාජ්‍ය පරිපාලන ස්වදේශ කටයුතු, පළාත් සභා හා පළාත් පාලන අමාත්‍යාංශයේ ලේකම්වරයාගේ අත්සනින් විශේෂ ලිපියක් සියලු අමාත්‍යාංශ ලේකම්වරුන්, පළාත් ප්‍රධාන ලේකම්වරුන් හා දෙපාර්තමේන්තු ප්‍රධානීන් වෙත මේ වන විට යොමුකර තිබෙනවා.
මහජනතාවගෙන් රාජ්‍ය ආයතනවලට යොමුවන ලිපි සඳහා ප්‍රමුඛතාවය ලබාදී කටයුතු කළ යුතු අතර වහාම අවසන් පිළිතුරු යැවිය නොහැකි අවස්ථාවකදී සතියක් ඇතුලත ලිපිය ලද බවට අතුරු පිළිතුරක් සහ සති 04ක් තුළ අවසන් පිළිතුරක් යැවීමේ අවශ්‍යතාව අවධාරණය කර තිබෙනවා. සියලුම රාජකාරී ලිපි සහ පිළිතුරු ලිපි යැවීමේදී අදාළ ලිපියේ අත්සනට පහලින් එකී ලිපිය අදාළ විෂය භාර මාණ්ඩලික නිලධාරියාගේ ඍජු දුරකථන අංකය, ෆැක්ස් අංකය හා විද්‍යුත් ලිපිනය ද සඳහන් කළ යුතුයි.
කාර්යාලවල පොදු විද්‍යුත් තැපැල් ලිපින වෙත ලැබෙන පණිවිඩ දිනපතා පරික්ෂාකල යුතු අතර, ඒ සඳහා නිෂ්චිත නිලධාරියෙකු පත්කළ යුතුයි. මාණ්ඩලික නිලධාරින්ගේ විද්‍යුත් තැපෑල වෙත ලැබෙන ලිපි දිනපතා පරික්ෂා කළ යුතුයි.
එලෙස ලැබෙන විද්‍යුත් ලිපි සඳහා එදිනම පිළිතුරු ලබාදීමට උත්සුක විය යුතු අතර, එදිනම පිළිතුරු ලබාදිය නොහැකිනම් එම ලිපිය ලද බවත්, ඒ සඳහා පිළිතුරු සැපයීමට අවශ්‍ය කාලයත් සඳහන් කර, අතුරු පිළිතුරක් යොමුකළ යුතුයි. කාර්යාල වෙත ලැබෙන සියලුම දුරකථන ඇමතුම් සඳහා පිළිතුරු ලබාදීමට කටයුතු කළ යුතු අතර,
දුරකථන ඇමතුම් වැඩි ප්‍රමාණයක් ලැබෙන ආයතන හෝ අංශ ඇත්නම් එම ඇමතුම් සඳහා පිළිතුරු ලබාදීමට නිශ්චිත නිලධාරියෙකු පත්කළ යුතුයි. කාර්යාල වෙත ලැබෙන ඇමතුම් අදාළ නිලධාරියා විසින් ඇමතුම ලබාදුන් පුද්ගලයාගේ නම, කාරණය හා නැවත පිළිතුරක් ලබාදිය යුතු දුරකථන අංකය ආදී තොරතුරු සටහන් කර ගත යුතුයි. එම අවස්ථාවේදීම පිළිතුරු ලබාදීමට අපහසු කරුණු සම්බන්ධයෙන් අදාළ මාණ්ඩලික නිලධාරින් විසින් සාධාරණ කාලයක් ඇතුලත පිළිතුරක් ලබාදීමට කටයුතු කළ යුතුයි.
